Dans une société qui s’internationalise chaque jour, il nous arrive d’interagir avec des entreprises ou des particuliers qui se situent au-delà des frontières nationales. Chaque jour, des milliers de professionnels et de non-professionnels communiquent entre eux via le système de messagerie le plus rapide et le plus efficace: les emails! Grâce aux emails, il est possible d’entrer en contact, pratiquement en temps réel, avec des personnes à l’autre bout du globe, par exemple pour leur envoyer votre CV en anglais et postuler pour un emploi à l’étranger !
Il est donc important de l’écrire correctement. Bien que les e-mails ne soient pas aussi formels que les lettres, ils doivent tout de même être professionnels si vous souhaitez véhiculer une bonne image de vous-même ou de votre entreprise. Si vous n’êtes pas habitué à parler anglais dans un environnement professionnel, rédiger une lettre formelle en anglais peut être tout sauf simple! De plus, pour rédiger correctement un email en anglais, il ne faut pas laisser place à l’improvisation.
Voici quelques étapes importantes pour éviter de faire des erreurs.
Pour rédiger un email en anglais, vous devez d’abord suivre les étapes suivantes qui façonneront notre texte :
- préciser le sujet
- saluer le destinataire de l’email de manière formelle
- élaborer le corps du texte de manière claire et concise, en indiquant la raison pour laquelle nous écrivons
- écrire la partie finale du discours
- saluer de manière formelle
- signer l’email
L’importance de l’objet
La première étape de la rédaction d’un email consiste à saisir l’objet, qui anticipe le destinataire du contenu du texte qu’il va lire. Le sujet est la première information visible par le destinataire de l’email et, s’il est écrit de manière incorrecte ou incompréhensible, peut inciter le lecteur à le mettre dans la corbeille sans l’ouvrir. Il est donc important de fournir immédiatement un message clair et précis, qui renvoie au contenu ou à la raison pour laquelle vous écrivez, un texte court donc, mais
qui est capable de capter l’attention du destinataire.
Les formules de courtoisie
L’email comporte toujours des salutations initiales, qui diffèrent selon le destinataire et le type de message que nous écrirons. En écrivant votre email, vous n’utilisez pas seulement une autre langue, mais vous vous approchez également d’une autre culture qui a des usages différents. Les anglo-saxons en général font très attention aux formules de courtoisie et aux remerciements, alors n’oubliez jamais de les insérer et ne vous contentez pas de conclure par des salutations.
Présentation du texte
Après le salut initial, il doit y avoir la phrase d’introduction que vous devrez écrire clairement, fournissant le but même du message, restant cohérent avec le sujet précédemment écrit, informant l’interlocuteur de la raison pour laquelle nous écrivons. Le style doit être concis, privilégiant les phrases courtes et avec une structure simple. En effet, il ne faut pas être répétitif et verbeux, afin de ne pas faire perdre de temps à notre lecteur.
Conclusion du discours
La conclusion d’un email est certainement la partie qui restera la plus marquée dans l’esprit du lecteur. Pour cette raison, il est nécessaire de l’écrire avec soin, en gardant toujours un ton formel.
C’est dans cette partie que vous devez démontrer votre volonté d’avoir un futur contact, remercier pour les informations obtenues et indiquez les éventuelles pièces jointes.
Saluer de manière formelle
Les deux dernières lignes de l’email en anglais sont destinées aux salutations et à la signature.
Dans ce cas également, le ton utilisé doit être formel et conforme à la salutation initiale et au contenu de la lettre.
